Η σωστή διαχείριση των email είναι απαραίτητη για να μπορέσουμε να διασφαλίσουμε ότι είμαστε οργανωμένοι και παραγωγικοί. Με την αύξηση της επικοινωνίας μέσω email, πολλοί από εμάς βρίσκουμε το inbox μας γεμάτο με εκατοντάδες αδιάβαστα μηνύματα, διαφημίσεις, και ανεπιθύμητα newsletter. Το χάος αυτό μπορεί να μας προκαλέσει άγχος και να μας αποσπάσει από τα ουσιαστικά καθήκοντα μας. Έτσι, η σωστή οργάνωση των email δεν είναι μόνο θέμα οργάνωσης, αλλά και αποτελεσματικότητας.
Πάμε να δούμε, λοιπόν, πώς θα μετατρέψετε το χάος του inbox σας σε έναν καλά οργανωμένο χώρο που διευκολύνει τη ροή της εργασίας και της επικοινωνίας σας.
Δημιουργήστε tasks
Τα tasks είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματά σας. Μπορείτε να ορίσετε κριτήρια, όπως συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά ή οργάνωση των αποστολέων, ώστε τα email να μεταφέρονται αυτόματα σε αντίστοιχους φακέλους.
Χρησιμοποιήστε ετικέτες
Οι ετικέτες βοηθούν να ομαδοποιήσετε τα email βάσει του περιεχομένου τους. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές ετικέτες σε ένα email, διευκολύνοντας την εύρεσή του στο μέλλον.
Ενεργοποιήστε την αναβολή (snooze)
Η δυνατότητα αναβολής email σας επιτρέπει να αφαιρέσετε προσωρινά ένα μήνυμα από το inbox σας και να το επανεμφανίσετε αργότερα. Έτσι, μπορείτε να διαχειριστείτε τα σημαντικά email στην κατάλληλη στιγμή.
Χρησιμοποιήστε το unsubscribe
Απαλλαγείτε από τα ανεπιθύμητα newsletter και προωθητικά μηνύματα κάνοντας κλικ στο «unsubscribe» ή δημιουργώντας φίλτρα που τα διαγράφουν αυτόματα.
Ορίστε προκαθορισμένες απαντήσεις
Εξοικονομήστε χρόνο με προκαθορισμένες απαντήσεις για συχνά χρησιμοποιούμενα μηνύματα. Αυτή η δυνατότητα σας επιτρέπει να απαντάτε γρήγορα και αποτελεσματικά χωρίς να πληκτρολογείτε ξανά τα ίδια κείμενα.
Εκκαθαρίστε τακτικά
Προσπαθήστε να καθαρίζετε το inbox σας τακτικά. Διαγράψτε ή αρχειοθετήστε τα παλιά μηνύματα, απαντήστε στα σημαντικά και διατηρήστε το inbox σας όσο το δυνατόν πιο καθαρό.
Η οργάνωση του inbox δεν είναι απλή υπόθεση, αλλά με λίγη πειθαρχία και τα σωστά εργαλεία, μπορείτε να μετατρέψετε το χάος σε τάξη και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας!
Πηγή: lifehacker.com
