Το κλείσιμο που επιλέγετε για το e-mail σας είναι εξίσου σημαντικό με το ίδιο το κείμενο του e-mail. Ακόμα κι αν είναι απλώς μια λέξη ή μια σύντομη φράση, το σωστό κλείσιμο, ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα και την υπογραφή σας (περισσότερα για αυτό αργότερα), είναι το κερασάκι πάνω από μια καλογραμμένη υπογραφή email. Είναι επίσης το τελευταίο πράγμα που διαβάζει ο παραλήπτης. Ακολουθούν μερικά σημεία, που πρέπει οπωσδήποτε να προσέξετε.
Σκεφτείτε τον παραλήπτη
Το να γνωρίζετε το κοινό σας, είναι το κλειδί για οποιαδήποτε επικοινωνία — και αυτό ισχύει και για τα e-mail. Εάν το μήνυμά σας σχετίζεται με επαγγελματικούς λόγους ή για αναζήτηση εργασίας, αποφύγετε τη χρήση αντιεπαγγελματικής γλώσσας όταν κλείνετε το e-mail σας. Από την άλλη πλευρά, εάν γράφετε ένα σύντομο μήνυμα στον αδερφό ή τον σύζυγό σας, μπορείτε να το τελειώσετε απλά με μια παύλα ακολουθούμενη από το όνομά σας. Θυμηθείτε, το πλαίσιο είναι το κλειδί.
Πώς να τερματίσετε ένα επαγγελματικό e-mail
Ένα κομψό και επαγγελματικό κλείσιμο μπορεί να αφήσει μια μόνιμη θετική εντύπωση στον παραλήπτη, δείχνοντας την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες:
- Με εκτίμηση: Είναι αναμφισβήτητα ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να τερματίσετε ένα e-mail επαγγελματικό. Είναι ένα ευέλικτο κλείσιμο κατάλληλο για τις περισσότερες επαγγελματικές αλληλεπιδράσεις, διατηρώντας έναν επίσημο τόνο χωρίς να είναι πολύ απόμακρο και δείχνει τυπικότητα και σεβασμό. Είναι ιδανικό για επίσημα e-mail, όπως αιτήσεις εργασίας, συνοδευτικές επιστολές ή επικοινωνία με κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά.
- Πολλούς χαιρετισμούς: Είναι κατάλληλο για επαγγελματική αλλά πιο φιλική αλληλογραφία, όπως με συναδέλφους ή στενούς επιχειρηματικούς συνεργάτες.
- Τις καλύτερες ευχές: Αυτό μεταφέρει έναν φιλικό και ζεστό τόνο. Είναι κατάλληλο για ημιτυπικά e-mail, ειδικά όταν θέλετε να μεταδώσετε λίγη ζεστασιά, όπως σε έναν πελάτη ή έναν συνάδελφο που γνωρίζετε καλά.
- Στη διάθεσή σας: Όχι μόνο δείχνετε καλές προθέσεις για το αποτέλεσμα του αντικειμένου της επικοινωνίας σας, αλλά επιτρέπετε στον παραλήπτη να έχει μια αδιόρατη αίσθηση κύρους, κάτι πολύ βολικό.
- Ευχαριστώ: Αυτό εκφράζει ευγνωμοσύνη και εκτίμηση. Είναι ιδανικό για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου ζητάτε κάτι, λαμβάνετε βοήθεια ή αναγνωρίζετε βοήθεια, που έχετε ήδη πάρει.
- Με σεβασμό: Αυτό μεταφέρει υψηλό σεβασμό και επισημότητα. Είναι κατάλληλο για μια επίσημη επαγγελματική αλληλογραφία, ειδικά όταν γράφετε σε κάποιον σε πολύ υψηλότερη θέση ή εξουσία.
- Πολλούς χαιρετισμούς: Δείχνει έναν φιλικό και ζεστό τόνο αλλά με μια νότα επισημότητας. Είναι καλό για μια επαγγελματική επικοινωνία, όπου θέλετε να μεταδώσετε λίγη περισσότερη ζεστασιά και οικειότητα, όπως με μακροχρόνιους πελάτες ή συναδέλφους με τους οποίους έχετε καλή σχέση.
Αποφύγετε αυτά τα κλεισίματα σε αυστηρά επαγγελματικά e-mail
Ενώ υπάρχουν πολλοί υπέροχοι τρόποι για να τερματίσετε ένα e-mail, ορισμένα κοινά εργαλεία κλεισίματος εξαρτώνται από την κατάσταση. Ακολουθούν μερικά, που μπορεί να θέλετε να παραλείψετε σε επαγγελματικά e-mail:
- Με αγάπη: Αυτό είναι πολύ οικείο για τα περισσότερα επαγγελματικά ή περιστασιακά e-mail εκτός και αν γράφετε σε ένα στενό μέλος της οικογένειας ή σε σημαντικό άλλο άτομο. Φυλάξτε την αγάπη για την προσωπική σας ζωή.
- Ειλικρινά δικός σας: Αυτή η υπογραφή είναι υπερβολικά επίσημη και ακούγεται σαν να τελειώνετε ένα γράμμα, που γράφτηκε τον 19ο αιώνα!
- Στάλθηκε από το iPhone μου: Αν και αυτό μπορεί να είναι μια αυτόματη υπογραφή, υποδηλώνει ότι δεν μπήκατε στον κόπο να ασχοληθείτε την αποσύνδεσή σας.
- Καλή συνέχεια: Αυτή η γραμμή κλεισίματος είναι γενικά κατάλληλη σε προσωπικές ή ανεπίσημες περιπτώσεις, αλλά μπορεί να θεωρηθεί ακατάλληλη ή υπερβολικά οικεία σε επαγγελματικά πλαίσια.
- Με τους πιο θερμούς χαιρετισμούς: Αυτό μπορεί να φανεί υπερβολικά συναισθηματικό, εκτός αν γράφετε στη γιαγιά σας.
- Ευχαριστώ εκ των προτέρων: Αυτό προϋποθέτει, ότι ο παραλήπτης θα κάνει οπωσδήποτε αυτό που ζητάτε και μπορεί να φαίνεται πιεστικό. Επίσης, είναι λίγο σαν να λες, «Δεν έχεις άλλη επιλογή». Μια δημοφιλής εναλλακτική σε ένα εταιρικό περιβάλλον είναι «ανυπομονώ να ακούσω από εσάς».
Προσθέστε μια υπογραφή στο e-mail σας
Αφού επιλέξετε τον κατάλληλο τρόπο για να κλείσετε το e-mail σας, ήρθε η ώρα να προσθέσετε μια επαγγελματική υπογραφή email για να ολοκληρώσετε τα πράγματα. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας — όνομα, τίτλο, e-mail, αριθμό τηλεφώνου, κ.λπ. — έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να σας βρει εύκολα εύκολα χωρίς να αναζητήσει τα στοιχεία σας αλλού. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συνδέσμους προς τα επαγγελματικά προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως το LinkedIn ή έναν ιστότοπο προσωπικού χαρτοφυλακίου, εάν έχετε. Όπως μια συνοδευτική επιστολή και ένα βιογραφικό, μια καλοφτιαγμένη υπογραφή σας στο e-mail, βοηθά να κάνετε καλή εντύπωση, δείχνοντας τον επαγγελματισμό και την προσοχή σας στη λεπτομέρεια. Η δημιουργία μιας προσεκτικής υπογραφής μπορεί να βελτιώσει την επικοινωνία σας και να αφήσει μια μόνιμη θετική εντύπωση στους παραλήπτες σας.
Ελέγξτε τη στίξη σας
Κάτι τελευταίο πριν πατήσετε αποστολή: Όταν τερματίζετε ένα e-mail, τα σωστά σημεία στίξης είναι απαραίτητα για τη διατήρηση του επαγγελματισμού. Όπως το να βάζετε πάντα κόμμα μετά τη φράση κλεισίματος, ακολουθούμενο από το όνομά σας στην επόμενη γραμμή. Αυτή η μικρή λεπτομέρεια βοηθά το e-mail σας να φαίνεται προσεγμένο και δείχνει επαγγελματισμό. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα θαυμαστικό σε κλεισίματα όπως “Ευχαριστώ!”, για να μεταδώσει ενθουσιασμό και φιλικότητα. Αυτό το σημείο στίξης προσθέτει μια πινελιά ζεστασιάς και μπορεί να κάνει το μήνυμά σας να πιο ευγενικό και ελκυστικό. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε το με φειδώ για να διατηρήσετε τη σωστή ισορροπία επαγγελματισμού. Και να θυμάστε, τα σημεία στίξης μπορούν να κάνουν τη διαφορά.
Εκτός από τα σωστά σημεία στίξης, ο τρόπος που κλείνεις το e-mail σου μπορεί να δείξει την προσοχή σου στη λεπτομέρεια και να αντικατοπτρίζει τις συνολικές επικοινωνιακές σου δεξιότητες. Μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο ο παραλήπτης αντιλαμβάνεται το μήνυμά σας και εσάς ως επαγγελματία. Αν το παραμελήσετε αυτό μπορεί να κάνει το e-mail σας να φαίνεται βιαστικό ή απρόσεκτο, επηρεάζοντας ενδεχομένως την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σας.
